TEMAT
ROLA AUDYTU TECHNOLOGICZNEGO W PROCESIE OPRACOWYWANIA STRATEGII ROZWOJU PRZEDSIĘBIORSTWA
PLAN PRACY LICENCJACKIEJ
Wstęp
Rozdział I. Ogólne zagadnienia audytu
1.1. Pojęcie i rodzaje audytu
1.2. Audyt wewnętrzny
1.3. Audyt zewnętrzny
1.4. Organizacja audytu
1.5. Techniki badania audytowego
Rozdział II. Istota audytu technologicznego
2.1. Pojęcie i rodzaje audytu technologicznego
2.2. Rola audytu technologicznego
2.3. Zakres i organizacja audytu technologicznego
2.4. Narzędzia audytu technologicznego
2.4.1. Kwestionariusz audytu technologicznego
2.4.2. Raport z audytu
2.4.3. Monitoring i kontrola
2.5. Rezultat audytu technologicznego
Rozdział III. Znaczenie audytu technologicznego w rozwoju przedsiębiorstwa X
3.1. Ogólna charakterystyka przedsiębiorstwa X
3.2. Profil działalności
3.3. Stosowane technologie
3.4. Ocena głównych możliwości rozwoju przedsiębiorstwa (na podstawie ankiet)
3.4.1. Ocena rozwoju produktów
3.4.2. Ocena rozwoju technologii
3.4.3. Ocena rozwoju organizacji
3.5. Analiza wyników audytu technologicznego
Zakończenie
Bibliografia
Spis rysunków i tabel
1). T. Kiziukiewicz (red.),Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych, Difin, Warszawa 2007, s. 13 i 113
2). J. Westwood, Plan marketingowy w praktyce, Helion, Gliwice 2005
Wstęp
Współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w warunkach dynamicznych zmian gospodarczych, technologicznych i organizacyjnych. Rosnąca konkurencja, skracanie cyklu życia produktów, rozwój nowych technologii oraz zmieniające się oczekiwania klientów powodują, że utrzymanie pozycji rynkowej wymaga nieustannego doskonalenia sposobu działania. Szczególnego znaczenia nabiera umiejętność właściwego rozpoznawania potencjału technologicznego przedsiębiorstwa oraz określania kierunków jego dalszego rozwoju. Jednym z narzędzi, które może wspierać podejmowanie tego rodzaju decyzji, jest audyt technologiczny.
Audyt jest instrumentem wykorzystywanym w różnych obszarach funkcjonowania organizacji. Jego podstawowym zadaniem jest dokonanie systematycznej i uporządkowanej oceny określonego obszaru działalności, zidentyfikowanie występujących problemów oraz wskazanie możliwości poprawy. W zależności od celu i przedmiotu badania można wyróżnić różne rodzaje audytu, obejmujące między innymi kwestie finansowe, organizacyjne, jakościowe czy technologiczne. Wspólną cechą poszczególnych form audytu jest dążenie do pozyskania wiarygodnych informacji, które mogą stanowić podstawę do podejmowania racjonalnych decyzji zarządczych.
Audyt może być prowadzony zarówno przez osoby należące do organizacji, jak i przez podmioty zewnętrzne. Audyt wewnętrzny pozwala na systematyczną ocenę procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i może być istotnym elementem systemu kontroli zarządczej. Audyt zewnętrzny zapewnia natomiast możliwość spojrzenia na funkcjonowanie organizacji z perspektywy niezależnego eksperta. W obu przypadkach duże znaczenie ma prawidłowa organizacja procesu audytowego, odpowiedni dobór technik badawczych oraz właściwa interpretacja zgromadzonych informacji.
Szczególnym rodzajem audytu jest audyt technologiczny. Jego znaczenie wzrasta wraz z postępującym rozwojem technologicznym i coraz większą zależnością konkurencyjności przedsiębiorstw od posiadanych zasobów technicznych, wiedzy oraz umiejętności wykorzystywania innowacyjnych rozwiązań. Audyt technologiczny pozwala określić aktualny poziom technologiczny organizacji, wskazać jej mocne i słabe strony, ocenić stopień wykorzystania posiadanych zasobów oraz zidentyfikować obszary, w których możliwe jest wprowadzenie zmian.
Technologia powinna być w tym kontekście rozumiana szerzej niż wyłącznie jako maszyny i urządzenia wykorzystywane w procesie produkcyjnym. Obejmuje również wiedzę, metody działania, procedury, systemy informatyczne, kompetencje pracowników oraz sposoby organizowania procesów. Oznacza to, że ocena potencjału technologicznego przedsiębiorstwa powinna uwzględniać zarówno zasoby materialne, jak i niematerialne. Dopiero kompleksowa analiza tych elementów umożliwia określenie rzeczywistych możliwości dalszego rozwoju organizacji.
Audyt technologiczny może pełnić kilka istotnych funkcji. Po pierwsze, umożliwia diagnozę aktualnego stanu przedsiębiorstwa. Pozwala ustalić, jakie technologie są wykorzystywane, w jakim stopniu odpowiadają potrzebom organizacji oraz czy umożliwiają skuteczną realizację jej celów. Po drugie, audyt może ujawnić różnice pomiędzy obecnym poziomem technologicznym przedsiębiorstwa a poziomem wymaganym do osiągnięcia określonej pozycji rynkowej. Po trzecie, może stanowić podstawę do opracowania rekomendacji dotyczących modernizacji, inwestycji, zmian organizacyjnych lub rozwoju nowych produktów.
Wyniki audytu technologicznego mogą mieć więc szczególne znaczenie w procesie opracowywania strategii rozwoju przedsiębiorstwa. Strategia powinna wskazywać długookresowe cele organizacji oraz sposoby ich realizacji. Aby jednak przyjęte założenia były realistyczne, konieczne jest posiadanie rzetelnej wiedzy dotyczącej aktualnych zasobów i możliwości przedsiębiorstwa. Audyt technologiczny może dostarczyć takich informacji, ograniczając ryzyko podejmowania decyzji opartych wyłącznie na przypuszczeniach lub niepełnej ocenie sytuacji.
Planowanie rozwoju bez uwzględnienia rzeczywistego stanu technologicznego może prowadzić do przyjęcia celów, których realizacja okaże się trudna lub ekonomicznie nieuzasadniona. Przedsiębiorstwo może na przykład planować wprowadzenie nowego produktu bez odpowiednich możliwości technicznych, kadrowych lub organizacyjnych. Audyt pozwala wcześniej zidentyfikować tego rodzaju ograniczenia, a następnie określić działania, które powinny zostać podjęte, aby przygotować organizację do realizacji zamierzonego kierunku rozwoju.
Istotnym elementem audytu technologicznego jest odpowiednie określenie jego zakresu. Badanie może obejmować cały przedsiębiorstwo albo koncentrować się na wybranym obszarze działalności. Analizie mogą podlegać technologie produkcyjne, wykorzystywane maszyny i urządzenia, systemy informatyczne, proces projektowania produktów, organizacja pracy czy kompetencje personelu. Zakres audytu powinien być dostosowany do celu, któremu ma służyć badanie, oraz specyfiki danego przedsiębiorstwa.
Proces audytu wymaga również zastosowania odpowiednich narzędzi. Jednym z nich może być kwestionariusz audytu technologicznego, pozwalający na systematyczne zbieranie informacji dotyczących poszczególnych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pytania zawarte w takim narzędziu mogą dotyczyć między innymi stosowanych technologii, poziomu ich nowoczesności, organizacji procesów, kompetencji pracowników, planowanych inwestycji czy barier rozwojowych. Uporządkowany sposób pozyskiwania danych ułatwia późniejszą analizę oraz porównywanie wyników.
Rezultatem przeprowadzonego audytu jest zazwyczaj raport zawierający najważniejsze ustalenia, ocenę obecnej sytuacji oraz rekomendacje dotyczące dalszych działań. Raport powinien przedstawiać nie tylko zidentyfikowane problemy, ale także możliwości wykorzystania istniejącego potencjału. Może wskazywać technologie wymagające modernizacji, obszary, w których przedsiębiorstwo posiada przewagę, oraz rozwiązania, których wdrożenie może zwiększyć efektywność lub konkurencyjność organizacji.
Sam raport nie powinien jednak stanowić końca całego procesu. Istotne znaczenie ma również monitoring realizacji rekomendacji oraz kontrola osiąganych rezultatów. Wprowadzanie zmian technologicznych jest często procesem długotrwałym, wymagającym odpowiednich nakładów finansowych, przygotowania pracowników oraz dostosowania organizacji. Systematyczna kontrola umożliwia ocenę, czy podjęte działania prowadzą do zakładanych efektów i czy konieczne jest wprowadzenie dodatkowych korekt.
Audyt technologiczny może dostarczać informacji istotnych dla różnych kierunków rozwoju przedsiębiorstwa. Pierwszym z nich jest rozwój produktów. Ocena posiadanych technologii może wskazać, czy przedsiębiorstwo posiada odpowiednie możliwości do projektowania nowych wyrobów, modyfikowania już istniejących produktów lub poprawy ich jakości. Analiza może również ujawnić potrzebę zastosowania nowych materiałów, metod produkcji lub rozwiązań konstrukcyjnych.
Drugim obszarem jest rozwój samych technologii. Przedsiębiorstwo powinno oceniać, czy wykorzystywane rozwiązania pozostają konkurencyjne oraz czy ich dalsze stosowanie będzie uzasadnione. Audyt może wskazać technologie przestarzałe, zbyt kosztowne lub ograniczające możliwości wzrostu. Może również pomóc w określeniu, które rozwiązania należy rozwijać wewnątrz przedsiębiorstwa, a które korzystniej będzie pozyskać z zewnątrz.
Trzecim istotnym kierunkiem jest rozwój organizacyjny. Wdrożenie nowych technologii często wymaga zmiany struktury organizacyjnej, sposobu podziału obowiązków, przepływu informacji lub kwalifikacji pracowników. Z tego względu rozwój technologiczny i organizacyjny pozostają ze sobą ściśle związane. Audyt technologiczny może ujawnić, że ograniczeniem przedsiębiorstwa nie jest brak odpowiednich urządzeń, lecz niewłaściwa organizacja pracy albo niedostateczne wykorzystanie posiadanej wiedzy.
Ważną rolę odgrywają również pracownicy przedsiębiorstwa. To oni wykorzystują dostępne technologie, posiadają wiedzę dotyczącą praktycznego przebiegu procesów oraz często jako pierwsi dostrzegają występujące problemy. Z tego względu badania ankietowe mogą stanowić wartościowe uzupełnienie audytu technologicznego. Pozwalają poznać opinie zatrudnionych osób dotyczące możliwości rozwoju produktów, technologii i organizacji oraz porównać ich spostrzeżenia z oceną wynikającą z innych elementów audytu.
Szczególne znaczenie posiada końcowa analiza wyników audytu. Zebrane informacje powinny zostać uporządkowane i odniesione do celów strategicznych przedsiębiorstwa. Dopiero na tej podstawie możliwe jest wskazanie priorytetów rozwojowych oraz określenie działań, które mogą mieć największe znaczenie dla przyszłości organizacji. Audyt technologiczny może więc pełnić rolę pomostu pomiędzy diagnozą aktualnego stanu przedsiębiorstwa a procesem opracowywania jego strategii rozwoju.
Głównym celem niniejszej pracy jest przedstawienie roli audytu technologicznego w procesie opracowywania strategii rozwoju przedsiębiorstwa oraz analiza możliwości jego wykorzystania na przykładzie przedsiębiorstwa X. Realizacja tak określonego celu wymaga przedstawienia teoretycznych podstaw audytu, scharakteryzowania specyfiki audytu technologicznego, a następnie przeanalizowania jego znaczenia dla oceny możliwości rozwojowych badanego przedsiębiorstwa.
Przedmiotem pracy jest audyt technologiczny jako narzędzie wspierające proces zarządzania strategicznego. Szczególnej analizie poddano jego zakres, organizację, stosowane narzędzia oraz rezultaty. W części praktycznej uwaga została skoncentrowana na przedsiębiorstwie X, stosowanych przez nie technologiach oraz możliwościach rozwoju produktów, technologii i organizacji.
Praca ma charakter teoretyczno-empiryczny. W części teoretycznej wykorzystano analizę literatury przedmiotu dotyczącej audytu, zarządzania, technologii oraz rozwoju przedsiębiorstw. W części empirycznej zastosowano analizę informacji dotyczących przedsiębiorstwa X oraz badania ankietowe umożliwiające ocenę wybranych obszarów jego potencjału rozwojowego. Istotnym elementem jest także wykorzystanie narzędzi charakterystycznych dla audytu technologicznego oraz analiza wyników uzyskanych w trakcie badania.
Praca składa się z trzech rozdziałów. Rozdział pierwszy poświęcono ogólnym zagadnieniom audytu. Przedstawiono w nim definicję oraz podstawowe rodzaje audytu, a następnie scharakteryzowano audyt wewnętrzny i zewnętrzny. Omówiono również sposób organizacji procesu audytowego oraz najważniejsze techniki wykorzystywane podczas przeprowadzania badań. Rozdział ten tworzy podstawę teoretyczną umożliwiającą właściwe przedstawienie bardziej wyspecjalizowanej formy audytu analizowanej w dalszej części pracy.
Rozdział drugi koncentruje się na istocie audytu technologicznego. Wyjaśniono jego pojęcie oraz przedstawiono możliwe rodzaje i obszary zastosowania. Szczególną uwagę zwrócono na rolę audytu technologicznego w ocenie potencjału przedsiębiorstwa oraz identyfikowaniu możliwości jego dalszego rozwoju. Omówiono zakres i organizację audytu, a także podstawowe narzędzia, w tym kwestionariusz audytowy, raport z audytu oraz monitoring i kontrolę działań podejmowanych na podstawie uzyskanych wyników. Rozdział kończy charakterystyka rezultatów audytu technologicznego i sposobów ich wykorzystania w procesie zarządzania.
Rozdział trzeci ma charakter praktyczny i został poświęcony znaczeniu audytu technologicznego w rozwoju przedsiębiorstwa X. W pierwszej kolejności przedstawiono ogólną charakterystykę badanego podmiotu oraz jego profil działalności. Następnie scharakteryzowano wykorzystywane technologie. Ważnym elementem rozdziału jest ocena głównych możliwości rozwoju przedsiębiorstwa dokonana na podstawie badań ankietowych. Analizie poddano trzy podstawowe obszary: rozwój produktów, rozwój technologii oraz rozwój organizacyjny. Ostatnią część rozdziału stanowi analiza wyników audytu technologicznego oraz wskazanie ich znaczenia dla określania przyszłych kierunków rozwoju przedsiębiorstwa.
Podjęta problematyka ma istotne znaczenie praktyczne. Przedsiębiorstwa podejmujące decyzje rozwojowe potrzebują wiarygodnych informacji dotyczących swoich zasobów, ograniczeń oraz możliwości wykorzystania nowych technologii. Audyt technologiczny może dostarczyć danych pozwalających ograniczyć ryzyko błędnych decyzji inwestycyjnych, lepiej określić kierunki modernizacji oraz powiązać rozwój technologiczny ze strategią całej organizacji. Jego znaczenie nie ogranicza się więc do jednorazowej kontroli stanu technicznego przedsiębiorstwa, lecz może polegać na wspieraniu systematycznego procesu doskonalenia i budowania trwałej przewagi konkurencyjnej.