PLAN PRACY MAGISTERSKIEJ
TEMAT
RACHUNKOWOŚĆ JEDNOSTKI NON PROFIT
Wstęp
Rozdział I. Organizacje non profit w działalności pożytku publicznego
1.1. Źródła i początki organizacji pozarządowych (non profit)
1.2. Zasada pomocniczości a organizacje pozarządowe
1.3. Organizacje non profit działające w Polsce
1.4. Regulacje i zasady tworzenia organizacji pozarządowych
1.4.1. Fundacja
1.4.2. Stowarzyszenie
1.4.3. Organizacja pożytku publicznego
Rozdział II. Polityka rachunkowości w organizacji non profit
2.1. Zasady rachunkowości
2.2. Dokumentacja opisująca przyjęta politykę rachunkowości
2.3. Zakładowy plan kont
2.3.1. Wykaz kont księgi głównej dla organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej
2.3.2. Wykaz kont księgi głównej dla organizacji prowadzących działalność gospodarczą
2.4. Dokumentowanie operacji gospodarczych
Rozdział III. Wymagania w zakresie ksiąg rachunkowych w organizacji non profit
3.1. Dziennik jako podstawowy element ksiąg rachunkowych
3.2. Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)
3.3. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)
3.4. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej i pomocniczej
3.5. Wykaz aktywów i pasywów (inwentarz)
3.6. Forma prowadzenia ewidencji księgowej w jednostkach terenowych organizacji
Rozdział IV. Sprawozdawczość finansowa jednostek non profit
4.1. Istota sprawozdań finansowych
4.2. Znaczenie sprawozdań finansowych
4.3. Podstawowe elementy sprawozdania finansowego jednostek non profit
4.3.1. Bilans
4.3.2. Rachunek zysków i strat
4.3.3. Informacja dodatkowa
4.4. Cele i zakres badania sprawozdań finansowych
Zakończenie
Bibliografia
Spis rysunków
Spis tabel
Wstęp
Jednostki działające w trzecim sektorze określane są jako organizacje non-profit, z uwagi na to, że ich działalność nie kieruje się potrzebą osiągania zysku. Czasami używa się określenia – organizacje pozarządowe, dla podkreślenia ich niezależności od administracji rządowej. Organizacje te określa się również jako jednostki wolontarystyczne, gdyż ich działalność jest w znacznym stopniu oparta na działalności ochotników. Organizacje pozarządowe, które prowadzą działalność społecznie użyteczną w sferze zadań publicznych, ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie z 2003 r. określiła jako organizacje pożytku publicznego. Coraz bardziej popularna dla określenia organizacji pozarządowych staje się nazwa pochodząca z języka angielskiego – ngo (non-governmental organization). Nazwa ta jest używana przez Organizację Narodów Zjednoczonych oraz inne instytucje międzynarodowe.
Rachunkowość organizacji non-profit jest tematem zarówno interesującym, jak i skomplikowanym. Organizacje te, mimo że nie dążą do osiągnięcia zysku, są podmiotami gospodarczymi, które muszą prowadzić dokładną ewidencję swoich operacji finansowych i gospodarczych. Są również zobowiązane do składania rocznych sprawozdań finansowych i podlegają kontroli publicznej.
Pierwszy rozdział niniejszej pracy poświęcony jest omówieniu koncepcji organizacji non-profit i ich roli w działalności pożytku publicznego. Zostaną omówione źródła, początki i znaczenie tych organizacji, a także regulacje i zasady ich tworzenia.
W drugim rozdziale pracy skupimy się na polityce rachunkowości w organizacji non-profit, omawiając zasady rachunkowości, dokumentację polityki rachunkowości, zakładowy plan kont oraz dokumentowanie operacji gospodarczych.
Trzeci rozdział koncentruje się na wymaganiach w zakresie ksiąg rachunkowych w organizacji non-profit. Zostaną tutaj omówione m.in. Dziennik, konta księgi głównej, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, inwentarz oraz forma prowadzenia ewidencji księgowej.
Ostatni, czwarty rozdział, poświęcony jest sprawozdawczości finansowej jednostek non-profit. Zostanie omówiona istota sprawozdań finansowych, ich znaczenie, podstawowe elementy oraz cele i zakres badania sprawozdań finansowych.
Celem pracy jest zrozumienie specyfiki rachunkowości jednostek non-profit oraz zrozumienie, w jaki sposób ich działalność jest ewidencjonowana i prezentowana w sprawozdaniach finansowych. Praca ta ma również na celu zwrócenie uwagi na szczególne wyzwania, jakie stoją przed jednostkami non-profit w kontekście rachunkowości i sprawozdawczości finansowej.
Brak celu zarobkowego nie oznacza braku wyniku finansowego ani zwolnienia z odpowiedzialności za gospodarowanie majątkiem. Organizacja może zakończyć okres nadwyżką przychodów nad kosztami, lecz środki te powinny służyć realizacji celów statutowych, a nie podziałowi pomiędzy założycieli lub członków. Rachunkowość ma zatem wykazać nie tylko, ile zasobów pozyskano i wydano, lecz przede wszystkim, czy wykorzystano je zgodnie z przeznaczeniem, decyzjami organów, umowami z finansującymi oraz charakterem prowadzonej działalności.
Jednostki non profit są zróżnicowane pod względem formy prawnej, skali i źródeł finansowania. Niewielkie stowarzyszenie oparte na składkach członkowskich działa w innych warunkach niż fundacja realizująca kilka projektów publicznych, prowadząca działalność odpłatną i zatrudniająca personel. Status organizacji pozarządowej, status pożytku publicznego oraz prowadzenie działalności gospodarczej nie są pojęciami tożsamymi. Każde z nich wywołuje określone konsekwencje organizacyjne i sprawozdawcze, dlatego obowiązków nie można wyprowadzać wyłącznie z ogólnej etykiety „non profit”.
Zakres ewidencji zależy także od spełnienia warunków przewidzianych prawem. Niektóre organizacje mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, a wtedy nie sporządzają sprawozdania finansowego na zasadach właściwych dla pełnych ksiąg rachunkowych. Niniejsza praca koncentruje się przede wszystkim na jednostkach prowadzących księgi rachunkowe. Rozróżnienie to jest niezbędne, aby nie przedstawiać jednego modelu jako obowiązującego wszystkie fundacje i stowarzyszenia niezależnie od ich sytuacji.
Polityka rachunkowości powinna przekładać ogólne zasady na rozwiązania odpowiadające konkretnej organizacji. Obejmuje rok obrotowy i okresy sprawozdawcze, metody wyceny, sposób prowadzenia ksiąg, reguły ochrony danych oraz zakładowy plan kont. Dokument nie powinien być kopią wzoru przeznaczonego dla przedsiębiorstwa handlowego. Musi odzwierciedlać działalność statutową nieodpłatną i odpłatną, działalność gospodarczą, projekty, źródła finansowania i miejsca powstawania kosztów w takim stopniu, aby można było sporządzić wymagane raporty i rozliczenia.
Plan kont pełni w tym systemie funkcję informacyjnej mapy. Zbyt ogólna ewidencja może wystarczyć do ustalenia łącznych kosztów, lecz nie pozwoli sprawdzić wydatków konkretnego projektu ani rozdzielić form działalności. Nadmierna szczegółowość zwiększa natomiast nakład pracy i ryzyko pomyłek. Rozwiązaniem jest przemyślane połączenie kont syntetycznych z ewidencją analityczną według projektów, źródeł, zadań i rodzajów kosztów. Struktura powinna umożliwiać uzgodnienie raportu dla darczyńcy ze sprawozdaniem całej jednostki.
Źródła finansowania organizacji mają często odmienne warunki wykorzystania. Składka członkowska, darowizna bez wskazanego celu, dotacja na konkretne zadanie, środki z działalności odpłatnej i przychód gospodarczy nie powinny być traktowane identycznie. Księgowość musi pozwalać ustalić ograniczenia, okres kwalifikowalności i niewykorzystaną część środków. Wydatek może być prawidłowo udokumentowany i gospodarczo uzasadniony, a mimo to nie podlegać finansowaniu z danego projektu. Kontrola zgodności budżetowej jest więc odrębnym wymiarem od poprawności samego zapisu księgowego.
Szczególne trudności dotyczą kosztów wspólnych. Czynsz, obsługa księgowa, zarządzanie, sprzęt i komunikacja mogą wspierać kilka działań równocześnie. Przypisanie całości do jednego projektu zniekształca jego wynik, ale dowolny podział również nie jest dopuszczalny. Organizacja powinna określić racjonalny, możliwy do udokumentowania klucz rozliczeniowy, na przykład oparty na czasie pracy, powierzchni lub liczbie uczestników. Metoda musi być stosowana konsekwentnie, a jej zmiana uzasadniona.
Dokumentowanie operacji ma znaczenie nie tylko podatkowe. Dowód księgowy powinien potwierdzać treść zdarzenia, jego związek z działalnością, akceptację i źródło finansowania. W organizacjach korzystających z pracy wolontariuszy oraz darów rzeczowych pojawia się dodatkowe pytanie o zakres informacji pozafinansowej i sposób odzwierciedlenia wkładu, który tworzy wartość, choć nie zawsze staje się pozycją księgową. Wyjaśnienie tej różnicy jest ważne, aby sprawozdanie finansowe nie było błędnie uznawane za pełną miarę społecznej skali działania.
Budżet i księgi pełnią odmienne, choć powiązane funkcje. Budżet wyraża plan wykorzystania środków według kategorii istotnych dla zarządzania lub umowy, natomiast rachunkowość ujmuje zdarzenia według przyjętych zasad i okresów. Wynik budżetowy projektu nie zawsze odpowiada wynikowi księgowemu jednostki. Potrzebny jest system uzgodnień, który wyjaśnia różnice zamiast prowadzić dwie niespójne ewidencje. Zarząd powinien otrzymywać informację zarówno o wykonaniu budżetu, jak i o zobowiązaniach, należnościach oraz sytuacji całej organizacji.
Kontrola wewnętrzna powinna być proporcjonalna do skali, ale nawet mała jednostka potrzebuje zasad zatwierdzania wydatków, dostępu do rachunku, przechowywania dokumentów i rozliczania zaliczek. Gdy rozdzielenie obowiązków pomiędzy kilka osób jest niemożliwe, ryzyko można ograniczać przez okresowy przegląd zarządu lub organu nadzoru. Przejrzystość nie wynika z samego posiadania dokumentów; wymaga możliwości odtworzenia decyzji i wskazania osoby odpowiedzialnej.
Sprawozdanie finansowe służy zarządowi, członkom, darczyńcom, instytucjom publicznym, pracownikom i odbiorcom działań. Bilans przedstawia majątek, zobowiązania i fundusz własny, rachunek zysków i strat pokazuje źródła przychodów oraz strukturę kosztów, a informacja dodatkowa objaśnia zasady i pozycje wymagające kontekstu. Zakres sprawozdania zależy od sytuacji jednostki i właściwego wariantu przewidzianego w przepisach. Sprawozdawczość organizacji pożytku publicznego może ponadto obejmować obowiązki merytoryczne odrębne od sprawozdania finansowego.
Celem głównym pracy jest przedstawienie specyfiki rachunkowości jednostki non profit prowadzącej księgi rachunkowe oraz ocena, w jaki sposób system ewidencji wspiera przejrzystość i rozliczalność. Cele szczegółowe obejmują rozróżnienie podstawowych form organizacji, omówienie polityki rachunkowości, zaprojektowanie logicznego planu kont, przedstawienie wymogów dotyczących ksiąg i analizę sprawozdawczości. Podstawowe pytanie dotyczy tego, jak połączyć zgodność formalną z informacją przydatną w zarządzaniu działalnością statutową.
Praca będzie miała charakter prawno-ekonomiczny i opisowo-analityczny. Wykorzystana zostanie analiza regulacji, literatury i przykładowych rozwiązań ewidencyjnych. Poszczególne operacje mogą zostać zilustrowane schematami księgowań, jednak ich celem będzie wyjaśnienie mechanizmu, a nie stworzenie uniwersalnej instrukcji dla każdej organizacji. Stan prawny powinien zostać wskazany na określony dzień, ponieważ zasady ewidencji i raportowania mogą ulegać zmianom.
Rozdział pierwszy wyjaśnia rolę trzeciego sektora i różnice pomiędzy formami organizacyjnymi. Drugi przekłada charakter działalności na politykę rachunkowości i plan kont. Trzeci przedstawia konstrukcję ksiąg oraz wymogi rzetelnej ewidencji. Czwarty pokazuje, jak zgromadzone dane stają się sprawozdaniem i podlegają badaniu. Praca ma wykazać, że rachunkowość nie jest dla organizacji wyłącznie kosztem administracyjnym. Dobrze zaprojektowana tworzy pamięć finansową, umożliwia kontrolę wykorzystania powierzonych środków i buduje wiarygodność niezbędną do realizowania misji społecznej.