PLAN PRACY MAGISTERSKIEJ
Wstęp
Rozdziała I. Istota systemu klasy ERP
1.1. Pojęcie i metodyka systemów klasy ERP
1.2. Pojęcie i znaczenie strategii ERP
1.3. Narzędzia wspierające proces wdrożeniowy systemu ERP
1.4. Polski rynek systemów ERP
Rozdział II. Funkcjonowanie systemu ERP
2.1. Proces przedwdrożeniowy (BPR)
2.2. Fazy wdrożenia systemu ERP
2.3. Praktyczne rezultaty wdrożenia systemu klasy ERP
2.4. System Informatyczny MES wykorzystywany przez przedsiębiorstwa logistyczne
Rozdział III. Analiza wykorzystania systemu ERP na przykładzie przedsiębiorstwa logistycznego X
3.1. Ogólna charakterystyka przedsiębiorstwa X
3.2. Funkcjonowanie systemu ERP w przedsiębiorstwie X
3.3. Analiza wykorzystania systemu ERP
3.4. Wnioski z wdrożenia systemu klasy ERP w przedsiębiorstwie X
Zakończenie
Bibliografia
Spis rysunków
Spis tabel
Wstęp
Współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w warunkach rosnącej konkurencji, dynamicznych zmian popytu oraz coraz wyższych wymagań klientów w zakresie jakości i terminowości obsługi. Sprawne zarządzanie organizacją wymaga szybkiego dostępu do aktualnych i wiarygodnych informacji dotyczących jej zasobów, procesów oraz relacji z kontrahentami. Szczególnego znaczenia nabiera zatem integracja danych pochodzących z różnych obszarów działalności. Rozproszenie informacji pomiędzy niezależnymi aplikacjami, arkuszami kalkulacyjnymi i dokumentacją papierową może prowadzić do powstawania błędów, opóźnień oraz trudności w koordynowaniu pracy poszczególnych jednostek organizacyjnych. Jednym z rozwiązań umożliwiających ograniczenie tych problemów są zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP.
Skrót ERP pochodzi od angielskiego określenia Enterprise Resource Planning, oznaczającego planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Systemy tej klasy umożliwiają gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie danych dotyczących najważniejszych obszarów funkcjonowania organizacji. Mogą wspierać między innymi zarządzanie finansami i księgowością, sprzedażą, zakupami, zapasami, środkami trwałymi, personelem, magazynowaniem oraz relacjami z klientami i dostawcami. Ich podstawową cechą jest integracja procesów i informacji w ramach jednego środowiska informatycznego. Dane wprowadzone w jednym obszarze mogą być wykorzystywane przez użytkowników wykonujących zadania w innych działach, co ogranicza konieczność ich wielokrotnego rejestrowania.
System ERP nie powinien być jednak rozumiany wyłącznie jako program komputerowy służący do automatyzacji pojedynczych czynności. Jest on rozwiązaniem obejmującym technologię, procesy organizacyjne, procedury, dane oraz osoby korzystające z systemu. Jego funkcjonowanie wpływa na sposób wykonywania obowiązków, podział odpowiedzialności i przepływ informacji. Wdrożenie systemu ERP może wymagać zmiany dotychczasowych metod pracy, ujednolicenia dokumentacji, uporządkowania danych oraz ponownego określenia przebiegu wybranych procesów. Z tego względu decyzja o wdrożeniu powinna wynikać z celów i strategii przedsiębiorstwa, a nie jedynie z chęci zastosowania nowej technologii.
Znaczenie systemów ERP jest szczególnie widoczne w działalności przedsiębiorstw logistycznych. Podmioty te odpowiadają za organizację przepływu towarów i informacji pomiędzy uczestnikami łańcucha dostaw. Realizowane przez nie procesy mogą obejmować przyjmowanie i składowanie towarów, kompletowanie zamówień, organizowanie transportu, obsługę dokumentacji, monitorowanie przesyłek, rozliczanie usług oraz obsługę zwrotów i reklamacji. Poszczególne działania są ze sobą ściśle powiązane, a opóźnienie lub błąd występujący na jednym etapie może wpływać na przebieg całego procesu oraz poziom zadowolenia klienta.
Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem logistycznym wymaga dostępu do informacji o lokalizacji i statusie towaru, dostępności zapasów, wykorzystaniu powierzchni magazynowej, terminach dostaw, kosztach transportu oraz stopniu realizacji zleceń. System ERP może tworzyć wspólną bazę danych pozwalającą na łączenie informacji operacyjnych z danymi finansowymi i handlowymi. Przyjęcie towaru do magazynu może na przykład powodować aktualizację stanu zapasów oraz przygotowanie danych niezbędnych do rozliczenia dostawcy. Realizacja zlecenia transportowego może natomiast zostać powiązana z wystawieniem dokumentu sprzedaży, rozliczeniem kosztów i oceną rentowności obsługi określonego klienta.
Systemy ERP wykorzystywane w logistyce często współpracują z rozwiązaniami specjalistycznymi. Do najważniejszych należą systemy WMS, wspomagające zarządzanie operacjami magazynowymi, oraz systemy TMS, przeznaczone do planowania i monitorowania transportu. W zależności od zakresu działalności stosowane mogą być również systemy zarządzania relacjami z klientami, platformy elektronicznej wymiany danych, aplikacje obsługujące urządzenia mobilne oraz narzędzia analityczne. Integracja wymienionych rozwiązań z systemem ERP pozwala na tworzenie bardziej kompletnego obrazu procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Brak właściwego połączenia pomiędzy systemami może natomiast prowadzić do powielania danych i występowania rozbieżności informacyjnych.
Przedsiębiorstwa decydujące się na wdrożenie systemu ERP oczekują zazwyczaj usprawnienia przepływu informacji, ograniczenia liczby błędów, skrócenia czasu realizacji operacji i poprawy kontroli nad zasobami. System może ułatwiać przygotowywanie raportów, śledzenie kosztów, analizowanie rentowności usług oraz podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych danych. Standaryzacja procesów pozwala ponadto ograniczyć uzależnienie przedsiębiorstwa od wiedzy pojedynczych pracowników i zwiększyć przejrzystość wykonywanych czynności. Uzyskanie takich rezultatów zależy jednak od prawidłowego przygotowania oraz przeprowadzenia wdrożenia.
Implementacja systemu ERP jest przedsięwzięciem złożonym, kosztownym i obciążonym ryzykiem. Problemy mogą wynikać z nieprecyzyjnie określonych wymagań, niewłaściwego wyboru oprogramowania, niedoszacowania kosztów, braku zaangażowania kierownictwa, niewystarczającego przygotowania użytkowników lub niskiej jakości przenoszonych danych. Istotnym zagrożeniem jest także próba odwzorowania w nowym systemie wszystkich dotychczasowych procedur, w tym działań nieefektywnych i zbędnych. Wdrożenie powinno być zatem poprzedzone analizą procesów oraz ustaleniem, które z nich należy zachować, uprościć albo całkowicie przeprojektować.
Ważnym elementem przygotowania do wdrożenia może być BPR, czyli Business Process Reengineering. Podejście to polega na analizie i przebudowie procesów biznesowych w celu osiągnięcia poprawy ich rezultatów. W odniesieniu do systemu ERP BPR pozwala dostosować organizację nie tylko do funkcjonalności oprogramowania, lecz przede wszystkim do przyjętych celów biznesowych. Należy jednak unikać zarówno nadmiernego modyfikowania standardowego systemu, jak i bezkrytycznego podporządkowywania przedsiębiorstwa rozwiązaniom technologicznym. Każda zmiana powinna zostać oceniona z punktu widzenia jej wpływu na koszty, jakość obsługi, bezpieczeństwo i elastyczność działania.
Powodzenie wdrożenia zależy również od czynnika ludzkiego. Nawet zaawansowany system nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeżeli pracownicy nie będą umieli prawidłowo wykorzystywać jego funkcji albo nie zaakceptują zmienionych sposobów pracy. Konieczne są zatem szkolenia, zapewnienie wsparcia użytkownikom oraz jasne przedstawienie celów wdrożenia. Ważny jest udział przyszłych użytkowników w analizie potrzeb i testowaniu systemu, ponieważ posiadają oni praktyczną wiedzę na temat realizowanych procesów. Zaangażowanie pracowników może ograniczać opór wobec zmian i pomagać w wykrywaniu problemów jeszcze przed uruchomieniem rozwiązania.
Ocena wykorzystania systemu ERP nie może ograniczać się do stwierdzenia, że został on zainstalowany i jest używany. Należy ustalić, jakie moduły oraz funkcje są rzeczywiście wykorzystywane, w jakim zakresie system wspiera realizowane procesy i czy pracownicy nie wykonują części operacji poza nim. Istotne jest także sprawdzenie jakości danych, stopnia integracji systemu z innymi rozwiązaniami oraz dostępności informacji zarządczej. Formalnie wdrożony system może nie przynosić oczekiwanych korzyści, jeśli jego potencjał pozostaje wykorzystany jedynie częściowo.
Analiza rezultatów wdrożenia powinna obejmować zarówno korzyści mierzalne, jak i efekty o charakterze jakościowym. Do rezultatów ilościowych mogą należeć zmiany czasu realizacji zamówień, liczby błędów, poziomu zapasów, kosztów obsługi procesów oraz pracochłonności czynności administracyjnych. Efekty jakościowe mogą dotyczyć poprawy dostępności informacji, przejrzystości procesów, komunikacji pomiędzy działami i jakości podejmowanych decyzji. Dla zachowania rzetelności niezbędne jest również uwzględnienie kosztów wdrożenia, utrzymania, aktualizacji, szkoleń i dostosowywania systemu do zmieniających się potrzeb.
Przedmiotem niniejszej pracy jest wykorzystanie systemu ERP w przedsiębiorstwie logistycznym X. Analizie zostanie poddany sposób funkcjonowania systemu, jego powiązanie z procesami przedsiębiorstwa oraz zakres wykorzystania dostępnych funkcjonalności. Badanie obejmie w szczególności znaczenie ERP dla przepływu informacji, obsługi zleceń, kontroli zasobów, rozliczania działalności i przygotowywania informacji zarządczych. Uwzględnione zostaną również problemy ujawnione podczas użytkowania systemu oraz możliwości jego dalszego doskonalenia.
Głównym celem pracy jest analiza i ocena zakresu wykorzystania systemu ERP w przedsiębiorstwie logistycznym X oraz określenie jego znaczenia dla sprawności realizowanych procesów. Osiągnięcie celu głównego wymaga przedstawienia istoty i funkcjonalności systemów ERP, omówienia procesu ich wdrażania, scharakteryzowania badanego przedsiębiorstwa oraz rozpoznania rezultatów osiągniętych dzięki zastosowanemu rozwiązaniu. Celem nie jest potwierdzenie z góry pozytywnego wpływu systemu, lecz rzetelne ustalenie zarówno uzyskanych korzyści, jak i występujących ograniczeń.
Główny problem badawczy można wyrazić w postaci pytania: w jakim zakresie system ERP wspiera procesy realizowane w przedsiębiorstwie logistycznym X i jakie rezultaty przynosi jego wykorzystanie? Problemy szczegółowe dotyczą funkcji systemu stosowanych przez przedsiębiorstwo, zakresu integracji poszczególnych obszarów, wpływu ERP na przepływ informacji i sprawność procesów, trudności pojawiających się podczas użytkowania oraz możliwości lepszego wykorzystania systemu.
Praca ma charakter teoretyczno-empiryczny. W części teoretycznej zastosowana zostanie analiza literatury przedmiotu, publikacji dotyczących zintegrowanych systemów zarządzania oraz materiałów poświęconych wdrażaniu rozwiązań informatycznych. Część empiryczna zostanie przeprowadzona w formie studium przypadku przedsiębiorstwa logistycznego X. Materiał badawczy mogą stanowić dokumentacja przedsiębiorstwa, dostępne raporty generowane przez system, obserwacja przebiegu procesów oraz wywiady z osobami odpowiedzialnymi za funkcjonowanie ERP i jego użytkownikami. W analizie należy zachować poufność informacji gospodarczych oraz zanonimizować dane, których ujawnienie mogłoby naruszyć interes badanego przedsiębiorstwa.
Praca składa się z trzech rozdziałów. Rozdział pierwszy poświęcony zostanie istocie systemów klasy ERP. Przedstawione zostaną ich pojęcie, geneza, architektura, funkcjonalność oraz znaczenie strategii ERP. Omówione zostaną także narzędzia wspierające proces wdrożeniowy i podstawowe cechy polskiego rynku tego rodzaju oprogramowania.
W rozdziale drugim scharakteryzowane zostanie funkcjonowanie systemu ERP. Omówiony zostanie proces przedwdrożeniowy, ze szczególnym uwzględnieniem analizy i przebudowy procesów biznesowych, a także kolejne fazy wdrożenia. Przedstawione zostaną możliwe rezultaty zastosowania systemu oraz jego integracja z rozwiązaniami WMS i TMS wykorzystywanymi w przedsiębiorstwach logistycznych.
Rozdział trzeci będzie miał charakter empiryczny. Zaprezentowane zostaną badane przedsiębiorstwo X i sposób funkcjonowania jego systemu ERP. Następnie przeprowadzona zostanie analiza wykorzystania dostępnych funkcjonalności i ich wpływu na realizację procesów. Na podstawie uzyskanych wyników sformułowane zostaną wnioski dotyczące efektów wdrożenia, występujących problemów oraz możliwych kierunków dalszego rozwoju systemu.
Podjęta problematyka ma znaczenie zarówno poznawcze, jak i praktyczne. Pozwala ocenić, w jakim stopniu system ERP odpowiada na rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa logistycznego i jakie warunki muszą zostać spełnione, aby jego zastosowanie przynosiło oczekiwane rezultaty. Analiza przypadku przedsiębiorstwa X może również pomóc w identyfikacji dobrych praktyk oraz zagrożeń związanych z wdrażaniem i użytkowaniem zintegrowanych systemów zarządzania. O wartości systemu ERP nie decyduje bowiem sama liczba dostępnych funkcji, lecz stopień ich dopasowania do procesów, jakość danych, przygotowanie użytkowników oraz umiejętność wykorzystania informacji w bieżącym i strategicznym zarządzaniu przedsiębiorstwem.