Wstęp
Rozdział I. Metodyka ewidencji należności
1.1. Istota i klasyfikacja rozrachunków
1.2. Istota ustalania odpisów aktualizujących należności
1.3. Ewidencja należności
1.4. Prognozowanie należności
Rozdział II. Prawne i praktyczne podstawy obrotu należnościami
2.1. Faktoring niewłaściwy, właściwy i mieszany
2.2. Koszt faktoringu
2.3. Klasyfikacja umów faktoringowych
2.4. Forfaiting
2.5. Kompensata zobowiązaniami
Rozdział III. Metody monitorowania i prognozowania należności przedsiębiorstw
3.1. Metodyka oceny należności i ustalania okresu inkasa należności
3.2. Polityka opustów cenowych w przedsiębiorstwie
3.3. Opust „za płatność” i „za ilość”
3.4. Dyskonto sezonowe i opust funkcjonalny
3.5. Sposoby zabezpieczania należności przedsiębiorstw
3.6. Windykacja należności przez przedsiębiorstwo
Rozdział IV. Ocena efektywności zarządzania należnościami w przedsiębiorstwie X
4.1. Powstanie i struktura organizacyjna przedsiębiorstwa
4.2. Informacja o należnościach i dłużnikach
4.3. Metody zarządzania należnościami
4.4. Efektywność zarządzania należnościami
Zakończenie
Bibliografia
Spis tabel i rysunków
Wstęp
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością podejmowania wielu decyzji dotyczących zarówno bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak i jego długookresowego rozwoju. Jednym z istotnych obszarów zarządzania finansami przedsiębiorstwa jest zarządzanie należnościami, które powstają przede wszystkim w wyniku sprzedaży towarów, produktów lub usług z odroczonym terminem płatności. Udzielanie kredytu kupieckiego jest powszechnie stosowanym instrumentem wspierającym sprzedaż oraz budowanie trwałych relacji z kontrahentami, jednak jednocześnie może prowadzić do powstawania problemów związanych z opóźnieniami w płatnościach, pogorszeniem płynności finansowej oraz zwiększeniem ryzyka nieściągalności należności.
Należności stanowią jeden z ważnych składników aktywów przedsiębiorstwa. Ich poziom oraz struktura mogą mieć istotny wpływ na sytuację finansową jednostki, szczególnie na jej zdolność do terminowego regulowania własnych zobowiązań. Powstanie należności oznacza bowiem, że przedsiębiorstwo dokonało sprzedaży i wykazało przychód, ale nie otrzymało jeszcze środków pieniężnych. Z tego względu wzrost sprzedaży nie zawsze musi oznaczać równoczesną poprawę płynności finansowej. Jeżeli znaczna część kontrahentów nie dokonuje płatności w ustalonych terminach, przedsiębiorstwo może napotkać trudności w finansowaniu swojej bieżącej działalności, mimo osiągania korzystnych wyników sprzedażowych.
Właściwe zarządzanie należnościami wymaga zatem zachowania równowagi pomiędzy dążeniem do zwiększania sprzedaży a ograniczaniem ryzyka kredytowego. Zbyt restrykcyjna polityka wobec odbiorców może prowadzić do utraty części klientów, natomiast nadmiernie liberalne podejście do terminów płatności zwiększa ryzyko powstawania przeterminowanych i nieściągalnych należności. Przedsiębiorstwo powinno więc odpowiednio dobierać warunki sprzedaży, analizować wiarygodność kontrahentów, monitorować terminy płatności oraz podejmować działania zmierzające do ograniczenia skali opóźnień.
Problematyka zarządzania należnościami obejmuje wiele wzajemnie powiązanych zagadnień. Istotne znaczenie ma przede wszystkim prawidłowa ewidencja księgowa rozrachunków, pozwalająca na uzyskanie aktualnych informacji o stanie należności oraz ich strukturze. Ważnym elementem jest również ocena realnej możliwości odzyskania należnych przedsiębiorstwu środków. W przypadku powstania ryzyka braku zapłaty konieczne może być tworzenie odpisów aktualizujących wartość należności, dzięki którym informacje prezentowane w sprawozdaniu finansowym w większym stopniu odpowiadają rzeczywistej sytuacji ekonomicznej jednostki.
Zarządzanie należnościami nie ogranicza się jednak wyłącznie do czynności ewidencyjnych. Obejmuje także prognozowanie przyszłego poziomu należności, analizę ich struktury oraz ocenę terminowości spłat dokonywanych przez odbiorców. Pozwala to przedsiębiorstwu wcześniej rozpoznawać zagrożenia dla płynności finansowej oraz podejmować działania zapobiegawcze. Szczególnego znaczenia nabiera w tym przypadku określanie okresu inkasa należności, który dostarcza informacji o przeciętnym czasie oczekiwania na zapłatę od kontrahentów. Wydłużenie tego okresu może świadczyć o pogorszeniu jakości portfela należności i wskazywać na konieczność zmiany dotychczasowej polityki kredytowej.
Jednym z instrumentów wspierających zarządzanie należnościami jest również odpowiednio skonstruowana polityka opustów cenowych. Przedsiębiorstwo może zachęcać odbiorców do szybszego regulowania zobowiązań poprzez stosowanie opustów za wcześniejszą płatność. W zależności od prowadzonej działalności wykorzystywane mogą być także opusty ilościowe, sezonowe oraz funkcjonalne. Rozwiązania te mogą pozytywnie wpływać na wielkość sprzedaży i szybkość przepływu środków pieniężnych, jednak ich zastosowanie powinno być poprzedzone oceną opłacalności ekonomicznej. Udzielenie zbyt wysokich opustów może bowiem prowadzić do ograniczenia przychodów oraz obniżenia rentowności sprzedaży.
W zarządzaniu należnościami ważną rolę odgrywają także różne formy zabezpieczania wierzytelności oraz instrumenty umożliwiające wcześniejsze uzyskanie środków pieniężnych. Do takich rozwiązań należy przede wszystkim faktoring, który umożliwia przedsiębiorstwu przekazanie wierzytelności wyspecjalizowanemu podmiotowi i uzyskanie środków jeszcze przed upływem terminu ich płatności. W zależności od sposobu podziału ryzyka można wyróżnić między innymi faktoring właściwy, niewłaściwy oraz mieszany. Każda z tych form wiąże się z odmiennym zakresem odpowiedzialności stron oraz różnym poziomem kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo.
Podobnym instrumentem wykorzystywanym przede wszystkim w odniesieniu do należności średnio- i długoterminowych jest forfaiting. Może być on szczególnie istotny w przypadku transakcji o większej wartości oraz rozliczeń związanych z handlem międzynarodowym. Innym sposobem ograniczania poziomu rozrachunków może być kompensata wzajemnych należności i zobowiązań, która prowadzi do zmniejszenia wartości rozliczeń dokonywanych pomiędzy podmiotami pozostającymi jednocześnie wobec siebie wierzycielami i dłużnikami.
Nie wszystkie działania podejmowane przez przedsiębiorstwo prowadzą jednak do terminowego odzyskania środków. W sytuacji, gdy kontrahent nie reguluje swoich zobowiązań, konieczne może być rozpoczęcie procesu windykacji. Działania windykacyjne mogą mieć charakter polubowny i obejmować między innymi przypomnienia o płatności, wezwania do zapłaty, negocjacje dotyczące nowych terminów lub rozłożenie należności na raty. Jeżeli działania te nie przynoszą oczekiwanych rezultatów, przedsiębiorstwo może wykorzystać bardziej formalne środki dochodzenia swoich praw. Efektywne zarządzanie należnościami powinno jednak przede wszystkim ograniczać liczbę sytuacji wymagających podejmowania kosztownych i czasochłonnych działań windykacyjnych.
Istotną rolę odgrywa również wcześniejsza ocena wiarygodności finansowej kontrahentów. Przed udzieleniem odroczonego terminu płatności przedsiębiorstwo powinno w miarę możliwości ocenić zdolność odbiorcy do terminowego regulowania zobowiązań. Analiza historii współpracy, terminowości wcześniejszych płatności czy poziomu zadłużenia może ograniczyć ryzyko zawierania transakcji z nierzetelnymi kontrahentami. Właściwa polityka zarządzania należnościami powinna zatem obejmować cały proces – od momentu podejmowania decyzji o sprzedaży z odroczonym terminem płatności, poprzez ewidencję i bieżące monitorowanie należności, aż do ich ostatecznego rozliczenia.
Głównym celem niniejszej pracy jest przedstawienie problematyki zarządzania należnościami oraz ocena efektywności stosowanych w tym zakresie rozwiązań na przykładzie przedsiębiorstwa X. Realizacja celu głównego wymaga przedstawienia zarówno teoretycznych podstaw związanych z ewidencją i klasyfikacją należności, jak i praktycznych instrumentów wykorzystywanych do ich monitorowania, zabezpieczania oraz odzyskiwania. Szczególna uwaga zostanie poświęcona metodom stosowanym przez badane przedsiębiorstwo oraz ich wpływowi na poziom i strukturę należności.
Przedmiotem pracy jest zarządzanie należnościami przedsiębiorstwa, ze szczególnym uwzględnieniem sposobów ich ewidencjonowania, prognozowania, monitorowania oraz zabezpieczania. Analizie poddane zostaną także instrumenty pozwalające ograniczać ryzyko związane z odroczonym terminem płatności i nieterminowym regulowaniem zobowiązań przez kontrahentów. Podmiotem części empirycznej jest przedsiębiorstwo X, w którym dokonana zostanie ocena stosowanych metod zarządzania należnościami oraz ich efektywności.
W pracy zastosowano przede wszystkim metodę analizy literatury przedmiotu dotyczącej rachunkowości, finansów przedsiębiorstw i zarządzania należnościami. W części praktycznej wykorzystano analizę informacji dotyczących przedsiębiorstwa X, jego należności oraz stosowanych procedur zarządzania rozrachunkami. Posłużono się również analizą wskaźnikową oraz porównawczą, umożliwiającą ocenę zmian zachodzących w strukturze i poziomie należności oraz określenie skuteczności podejmowanych przez przedsiębiorstwo działań.
Praca składa się z czterech rozdziałów. Rozdział pierwszy dotyczy metodyki ewidencji należności. Przedstawiono w nim istotę i klasyfikację rozrachunków, a także znaczenie należności w systemie rachunkowości przedsiębiorstwa. Omówiono zasady ustalania odpisów aktualizujących należności oraz sposób ich ewidencjonowania. Ostatnią część rozdziału poświęcono zagadnieniu prognozowania należności oraz znaczeniu przewidywania ich przyszłego poziomu dla zarządzania finansami przedsiębiorstwa.
Rozdział drugi koncentruje się na prawnych i praktycznych podstawach obrotu należnościami. Przedstawiono w nim najważniejsze rozwiązania wykorzystywane przez przedsiębiorstwa do zarządzania wierzytelnościami. Szczegółowo omówiono faktoring właściwy, niewłaściwy i mieszany, a także koszty związane z jego stosowaniem oraz klasyfikację umów faktoringowych. Zaprezentowano również istotę forfaitingu oraz kompensaty wzajemnych należności i zobowiązań jako instrumentów wykorzystywanych w rozliczeniach pomiędzy przedsiębiorstwami.
Rozdział trzeci poświęcono metodom monitorowania i prognozowania należności przedsiębiorstw. Przedstawiono metodykę oceny należności oraz sposób ustalania okresu ich inkasa. Omówiono również politykę opustów cenowych, w tym opusty za płatność, opusty ilościowe, dyskonto sezonowe oraz opust funkcjonalny. W dalszej części scharakteryzowano sposoby zabezpieczania należności przedsiębiorstw oraz działania podejmowane w przypadku nieterminowego regulowania zobowiązań przez kontrahentów. Rozdział zamyka charakterystyka procesu windykacji należności.
Rozdział czwarty ma charakter praktyczny i obejmuje ocenę efektywności zarządzania należnościami w przedsiębiorstwie X. W pierwszej kolejności przedstawiono powstanie przedsiębiorstwa oraz jego strukturę organizacyjną. Następnie przeanalizowano informacje dotyczące należności i dłużników, a także metody wykorzystywane przez przedsiębiorstwo do zarządzania należnościami. Ostatnią część rozdziału stanowi ocena efektywności tych działań, pozwalająca określić ich wpływ na sytuację finansową badanego podmiotu.
Podjęta problematyka ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ sprawne zarządzanie należnościami może wpływać zarówno na poziom płynności finansowej przedsiębiorstwa, jak i na jego bezpieczeństwo ekonomiczne. Skuteczne monitorowanie rozrachunków, odpowiednia polityka wobec kontrahentów, stosowanie zabezpieczeń oraz szybkie reagowanie na opóźnienia w płatnościach pozwalają ograniczyć ryzyko powstawania należności nieściągalnych. Jednocześnie właściwie prowadzona polityka kredytu kupieckiego może wspierać sprzedaż i rozwój współpracy z odbiorcami. Zarządzanie należnościami należy więc traktować jako ważny element zarządzania finansami przedsiębiorstwa, który powinien łączyć działania związane ze zwiększaniem sprzedaży z zapewnieniem odpowiedniego poziomu płynności i bezpieczeństwa finansowego.